Google(G Suite)を使って仕事を効率化しよう!Gmailのアプリ化を紹介。

コラム

Google(G Suite)を使って仕事を効率化しよう!Gmailのアプリ化を紹介。

仕事でGoogleを使う。

意外と知らない人も多いのだが、GoogleはG Suite(ジースイート・旧名 Google Apps for Business)という”仕事向けのサービス”を提供している。

普段皆が使っているGMAILをはじめ、カレンダー、Google Drive、連絡先などなど。

あれっ?いつものGoogleサービスとは何が違うの?

と思われただろうが、ハッキリ言って出来ることにそこまで差はない。

では何が違うのか。

仕事で使う為にチームや会社単位でユーザーを一括管理できたり、Gmailの広告もない

ドメイン内で情報やデータを共有したり、共同作業もできる。

いわゆる”グループウェア”な訳だが、僕が比較検討した上で一番安く信頼性も高かった。

もはやGoogleなしでは仕事は出来ないと言っても過言ではない。

オススメの使い方と実際に何ができるのかをみていこう。

 

Gmail では独自ドメインで普段のメールのやりとりが出来る

 

一番大きなメリットかもしれない。

普通のGmailのドメインは「@gmail.com」だ。

会社員であれば「名前@会社名.com」のようなアドレスが発行されているはず。

この独自ドメインをGmailで利用出来るのである。

サーバーを契約した際、独自ドメインでメールが利用出来るようになったと思うのだが、そのセキュリティや迷惑メールの多さに不安を覚えるだろう。

 

世界一のメールサービスで独自ドメインが使えるようになるという事は、どこでもどの端末でもメールアプリを利用する事ができ、ブラウザでも仕事のメールをやり取り出来るようになる。

例えば、これまでは会社メール宛に来たメールを個人メールに自動転送して、そこからお客さんに連絡していたりする人も多いだろう。

この例はまだまだ非常に多い。

ITリテラシーの低い会社であれば、僕も実際に多くの人をみてきた。

クライアントからすれば、メールアドレスは2つ登録しなければならないし、メールを送る時も戸惑う事になる。

かつ、Gmailのようなフリーメールで仕事をする人なのか と思われてしまう。

メールアドレスは1つでいいし、G Suiteに独自ドメインを組み込むだけでいつでもどこでもスマホでやり取りが出来るようになる。

逆に言えば、四六時中メールが入ってくる事になるのだが、メリットの方がはるかに大きい。

(オフタイムは通知しないようになど設定しよう)

 

メールアドレスは1ユーザーにつきエイリアスを利用して30アドレスまで発行出来る。

僕の使い方は、個人アドレスに加え、ウェブサイト専用の”info@ドメイン”を作っている。

info宛に来たメールは個人アドレスに転送され、問い合わせにもすぐに応じる事が出来るようにしている。

 

基本的にはGmailのサービス上でメールをやり取りする事になるので、どの端末 環境であっても受信トレイや送信履歴は同期される。

デスクトップアプリのThunderbirdやOutlookであれば、ひとたびPCを閉じるとメールの確認は出来ない。

ここで僕のオススメのGmailの使い方を紹介する。

 

Gmailメールアプリでなく、ブラウザで立ち上げよう

パソコンでメールソフトを使うには、ThunderbirdやOutlookが一般的だ。

一応上記ソフトでもGmailを組み込む事は出来るのだが、ソフトの購入やアップデートの都合もあるので、オススメはできない。

そこでChromeを使う。

Chromeには、「ページをアプリとして立ち上げる事が可能」なのだ。

ブラウザでGmailを使う場合、上部にはブックマークバーがあったり、タブに埋もれてしまう事もある。

だが、あまりスマートではない。

余計な情報なく、今までのメールソフトのような使い方がしたい。

 

Gmailをメールソフトのように使うには、まずChromeの右側上部のメニューから、「その他のツール」→「ショートカットを作成」→

「ウィンドウとして開くにチェック」を入れて作成を押す。

これでデスクトップにアイコンが出来たはずだ。

これをクリックすると、Gmailにアクセスでき、ブラウザのような見た目ではなく、あたかもメールソフトのように立ち上がっている。

 

ちなみに僕はデュアルディスプレイの片側にフルスクリーンで常時立ち上げている。

 

Google Driveでセキュアにデータのやり取りを。

 

G Suiteのベーシックプランには30GBの容量が割り当てられている。

これはGmailの容量も含まれているので注意しよう。

ちなみに、上位プランでは容量は無制限だ。(5ユーザー未満は1TBまで)

容量の拡張はオプションにて増設が可能。

クライアントとデータを共有したい場合は、専用リンクを作成できるし、ドメイン内のメンバーだけに共有したい場合もそのように設定できる。

Googleのセキュリティ上でファイルを運用でき、社内外の信頼性も増すだろう。

 

その他のサービス、料金

 

 

左から ベーシック、ビジネス、エンタープライズのプラン。

多くは無料で提供されている機能と同じなのだが、チームで作業する事により特化されている。

 

そして気になる料金は、1ユーザー毎

Basicが680円/月

Businessが1,360円/月

Enterpriseが3,000円/月

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是非ご利用ください。

G Suite Basic プラン  "33CUE3GJAKJNU3P"

G Suite Business プラン  "Y74GDQX4K6TJNHV"

 

G Suite

 

このブログの読者はフリーランスが多いので、ベーシックで十分だろう。

また、ヘルプも充実しており、普段のGoogleサービスでの使い方や問題に直面した時は専用のヘルプサービスを利用する事ができる。

ドメイン設定や使い方の詳細についても些細な事でさえ親身になってサポートしてくれたので、非常に印象が良い。

 

おわりに

 

普段何気なく無料で使っているGoogleでも、仕事で使う となると利便性は極端に増す。

680円という低価格で始める事ができ、その恩恵はあまりに大きい。

もっと良いサービスを提供しているグループウェアも勿論あるのだが、僕がGoogleを選んだのは やはりその信頼性。

特にGmailはプライベートでも使っているので、その使い勝手や迷惑メールの少なさにも助かっている。

是非「G Suite」を使って よりセキュアに、よりスピーディーに日々の仕事をこなしていきましょう。

 

最後までご覧頂きましてありがとうございました。

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  • この記事を書いた人

とも

CGアーティスト。 フリーランスとして働き、当ブログでノウハウを公開。

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